Übersichtliche Kundenverwaltung, die das Arbeiten erleichtert

Die Software KingBill hat den Vorteil, dass Sie übersichtlich und besonders schnell alle Informationen Ihrer Kunden abrufen können. Diese Kundendaten können dann jederzeit für ein neues Angebot oder eine Rechnung mit nur einem Klick übernommen werden.

In der Kundenverwaltung können Sie folgende Schritte durchführen:

• Neue Kunden anlegen
• Bestehende Kunden suchen und bearbeiten
• Kunden löschen
• Detailblatt & Kundenliste drucken
• Kundeninformationen & Lieferadresse ansehen ›
• Kundendaten importieren

Tipp: Pflegen Sie Ihre Kundendaten, halten Sie sie immer am neuesten Stand.

Neuen Kunden anlegen

Klicken Sie auf die Schaltfläche [Neuer Kunde] und es öffnet sich das Fenster, indem Sie alle Kundeninformationen eintragen können. Wenn Sie alle Informationen eingegeben haben, klicken Sie rechts oben auf die Schaltfläche [Speichern] und Sie gelangen wieder zurück zur Kundensuche. Auf der rechten Seite können Sie dem Kunden auch ein Bild zuordnen, sodass Sie ihn in der Kundenliste besser finden können.

Automatische Kundennummer: Die Kundennummer wird Ihnen automatisch vom System vorgeschlagen. Diese können Sie aber überschreiben und eine von Ihnen gewählte Kundennummer eintragen. Wenn Sie eine eigene Nummer wählen, dann zählt die Software beim nächsten Kunden gleich von dieser Nummer weiter. Dies funktioniert auch mit Buchstaben. Ein Beispiel: Sie wählen für den ersten Kunden die Kundennummer: "20040829a" ... dann erhalten Sie beim nächsten Kunden vom System die Nummer "20040829b" vorgeschlagen. Auch diese Nummer können Sie selbst wieder überschreiben.

Rabatt in Prozent %
Sie können einem Kunden standardmäßig einen Rabatt eintragen. Jeder Artikel eines neuen Angebotes oder einer neuen Rechnung erhält dann automatisch diesen eingetragenen Rabatt. Natürlich können Sie auf dem Angebot oder der Rechnung, diesen Rabatt dann noch verändern oder herausnehmen. Die Eingabe erfolgt in Prozent.

Innereuropäische Lieferungen ohne MWST
Wie viel MWST Sie verrechnen müssen, tragen Sie bitte in der Artikeldatenbank zum jeweiligen Artikel ein. Sie können aber, zum Beispiel für Innereuropäische Geschäfte, dem Kunden zuweisen, dass er keine MWST zu zahlen hat. Dann wird jedes Angebot und jede Rechnung mit 0% MWST verrechnet, unabhängig davon wie viel MWST der Artikel eingetragen hat. Vergessen Sie bitte nicht, auch die UID Nummer des Kunden einzutragen.

Tipp: Seien Sie bei der Eingabe der Kundendaten sehr genau und versuchen Sie so viele Informationen vom Kunden zu erhalten wie möglich. Je genauer Sie mit den Kundendaten umgehen, desto leichter haben Sie es, wenn Sie Ihren Kunden zum Beispiel ein neues Produkt anbieten möchten.

Bestehende Kunden suchen und bearbeiten

In der Kundensuche finden Sie eine besonders effektive Möglichkeit, schnell an Ihre gesuchten Kundeninformationen zu kommen. Wenn Sie die Kundenverwaltung starten, sehen Sie eine Auflistung aller eingetragenen Kunden. Nun können Sie nach einem bestimmten Kunden suchen (oben in der Volltextsuche) oder auch Gruppen einsehen.

Spaltensortierung:
Mit Klick auf den grauen Balken über den Spalten können Sie sortieren.

Suchen mit Volltextsuche
Geben Sie im Suchfeld oben in der Mitte den Namen oder nur einen Bruchteil des Kundennamens ein und klicken Sie danach die Schaltfläche Suchen oder drücken Sie die Enter-Taste. Nun zeigt Ihnen die Software alle passenden Kunden zu Ihrer Suchabfrage an.

Gruppen filtern
Haben Sie Ihre Kunden auch speziellen Gruppen zugeordnet? Oben finden Sie das Auswahlmenü Gruppe. Wählen Sie daraus eine bestimmte Gruppe und klicken Sie danach auf die Schaltfläche [Suchen] oder drücken Sie die Enter-Taste. Nun zeigt Ihnen die Software alle Kunden an, die Sie dieser Gruppe zugeordnet haben. Wenn dies vielleicht eine sehr große Liste ist, dann können Sie noch zusätzlich das Suchfeld benützen, es werden dann nur noch Kunden angezeigt, auf die Ihre Suchabfrage zutrifft UND die in dieser Gruppe eingetragen sind.

Bearbeiten eines Kunden
Wenn Sie nun den Kunden gefunden haben den Sie bearbeiten möchten, oder über den Sie mehr Information benötigen, müssen Sie nur den ausgewählten Kunden einmal anklicken und die Schaltfläche [Bearbeiten] klicken, oder Sie doppelklicken den Kundennamen, dann öffnet sich sofort das Bearbeitungsfenster.
Noch schneller an die gewünschten Informationen kommen Sie, wenn Sie nur einen Kunden bei Ihrer Suche finden, denn dann springt die Software automatisch gleich in den Bearbeitungsmodus, und Sie erhalten sofort eine Übersicht über diesen Kunden mit allen Informationen.
Tipp: Schreiben Sie in das Feld "Kommentar" alle Informationen über den Kunden hinein, die für Sie zu einem späteren Zeitpunkt nützlich sein könnten wie zum Beispiel Gesprächsnotizen.

Kunden löschen

Einen Kunden wieder aus der Datenbank zu löschen geht sehr einfach. Suchen Sie einfach den gewünschten Kunden mit der Volltextsuche. Wenn Sie ihn gefunden haben, klicken Sie den Kundennamen einmal mit der linken Maustaste an und klicken auf die Schaltfläche [Löschen], die Sie unten in der Navigationsleiste finden.
Sie erhalten eine Bestätigungsfrage, wenn Sie diese mit [OK] beantworten ist der Kunde aus der Datenbank gelöscht. Klicken Sie auf [Abbrechen], wenn Sie den Kunden doch nicht löschen wollen. Wenn Sie einen Kunden löschen, dann verschwindet er nur aus der Kundendatenbank. + Alle Angebote und Rechnungen an diesen Kunden bleiben erhalten.

Tipp: Statt den Kunden zu löschen ist es sinnvoller, ihn nur einer eigenen Gruppe zuzuordnen, zum Beispiel der Gruppe "Stornos". Vielleicht meldet sich der Kunde wiedereinmal bei Ihnen, oder Sie möchten ihn kontaktieren.

Drucken der Kundenliste und der Kundendetails

Ihre Kundenliste können Sie nun drucken! Auf der Liste finden Sie alle Kontaktinformationen Ihrer Kunden. Auch ein Filter wie die Kundengruppe ist möglich. Besonders interessant ist die Details des Kunden zu drucken. Hier finden Sie nicht nur alle Kontaktmöglichkeiten des Kunden, sondern auch den Umsatz, den Offenen Stand und des Durschnitt der Mahnungen. KingBill berechnet Ihnen, wie oft im Schnitt, Sie den Kunden mahnen müssen, bis die Zahlung erfolgt (nur in der Professional Version). Außerdem werden alle Rechnungen aufgelistet, die an diesen Kunden geschrieben wurden. Mit allen Artikeln. Sie haben hier also die genaue Übersicht darüber, was der Kunde schon alles bei Ihnen gekauft hat.

Kundeninformationen & Zahlungsbedingungen & Lieferadresse

Wenn Sie einen Kunden editieren, dann finden Sie oben in der Mitte eine Schaltfläche namens [Details] ... klicken Sie hier drauf um eine Lieferadresse oder eigene kundenspezifische Zahlungsbedingungen einzutragen, oder um sehen zu können, welche Angebote und Rechnungen dieser Kunde schon bekommen hat. Mit Klick auf [Hauptdaten] kommen Sie wieder zu den Hauptdaten des Kunden zurück.